أخطاء تؤدي إلى رفض الصورة المصدقة وكيف تتجنبها

أخطاء تؤدي إلى رفض الصورة المصدقة

هذه هي الأسباب الأكثر شيوعًا لـ رفض صورة طبق الأصل:

• صورة غير واضحة أو مقطوعة.
• نقص التاريخ أو التوقيع على التصديق.
• تصديق صورة عن صورة بدل الأصل.
• نوع تصديق لا تقبله الجهة.

صورة غير واضحة أو مقطوعة

إذا كانت الأحرف باهتة أو كانت حافة الصفحة مقطوعة، فقد تعتبر الجهة الصورة المصدقة غير مقبولة حتى لو كان التصديق صحيحًا. الصورة المصدقة تثبت أن الصورة مطابقة للأصل، ولا تصلح ما ينقص منها.

كيف تتجنب ذلك:

• تأكد أن كل صفحة تظهر كاملة بحوافها الأربع.
• تأكد أن الأرقام والأسماء مقروءة.
• لا تصور المستند وهو مطوي أو مغلف بالبلاستيك.
• إذا كان للمستند وجهان، اطلب تصديق الوجهين.

نقص التاريخ أو التوقيع

التصديق الذي يخلو من التاريخ أو التوقيع أو بيان الجهة التي صدقت قد يرد ولا يُقبل. راجع الصفحة قبل أن تغادر المكتب، ولا توقع أنت بدلًا عن الجهة المصدقة.

وكذلك لا تترك حقولًا فارغة في المستندات التي تُوقع قبل التصديق. الحقول الفارغة سبب معروف لإرجاع الملفات.

تصديق صورة عن صورة

الأصل هو الذي يُفحص. إذا صدقت صورة عن صورة، فلن يكون هناك من رأى الوثيقة الأصلية. أحضر الأصل معك دائمًا، مع هويتك.

لمعرفة ما هي الصورة المصدقة وكيف تُستخدم، اقرأ ما هي نسخة طبق الأصل مصدقة. ولمعرفة من يحق له التصديق، اقرأ من يحق له تصديق صورة طبق الأصل في الإمارات.

نوع تصديق لا تقبله الجهة

هنا يقع كثير من الناس في الخطأ. صورة طبق الأصل لها وظيفة، والتوثيق عند كاتب العدل له وظيفة أخرى، وتصديق وزارة الخارجية خطوة ثالثة منفصلة. إذا طلبت الجهة توثيقًا أو تصديقًا من وزارة الخارجية، فالصورة المصدقة وحدها لا تكفي.

للمقارنة بين الثلاثة، اقرأ الفرق بين صورة طبق الأصل والتوثيق والتصديق.

ملاحظتان عمليتان:

• قبول المستند تقرره الجهة المستلمة، فاسألها قبل أن تبدأ.
• يتطلب تصديق وزارة الخارجية والتعاون الدولي أن يكون الأصل بالعربية أو بالإنجليزية أو مع ترجمة قانونية معتمدة، وألا يكون المستند مغلفًا بالبلاستيك.

كيف تتفادى أخطاء تؤدي إلى رفض الصورة المصدقة قبل الحجز

قبل أن تأتي إلى المكتب، اتبع هذا الترتيب البسيط. فهو يوفر عليك إعادة المعاملة، وهو أرخص من تصحيح الخطأ بعد وقوعه.

• اسأل الجهة المستلمة عن اسم المستند ونوع التصديق المطلوب وحدد ذلك بالنص.
• أحضر الأصل وهويتك، وتحقق أن الأصل سليم وغير ممزق.
• إذا كان المستند بلغة أخرى، اسأل هل تحتاج الجهة إلى ترجمة قانونية معها. تُنجز الترجمة للاستخدام الرسمي عند مترجم قانوني مسجل لدى وزارة العدل في الإمارات.
• راجع الصورة المصدقة قبل أن تغادر: هل كل الصفحات كاملة، وهل التاريخ والتوقيع موجودان؟
• لا تغلف المستند ولا تثبته على ورق آخر.

وإذا كانت الجهة تعمل في إمارة أخرى، فاذكر لنا ذلك عند الحجز. نصدر صورًا مصدقة لعملاء في دبي وأبوظبي والشارقة.

ماذا تفعل بعد الرفض

1. اطلب من الجهة أن تذكر السبب بالتحديد، وإن أمكن اكتبه.
2. اسألها ما نوع التصديق الذي تقبله وما الذي ينقص.
3. أرسل لنا المستند والسبب على واتساب.
4. نفحص أصلك، ونخبرك هل يكفي تصحيح الصورة أم تحتاج إلى خطوة أخرى.

هل تبدأ من جديد؟ ليس دائمًا. أحيانًا يكفي تصحيح خطأ واحد، وأحيانًا تكون الصورة نفسها غير مناسبة فتحتاج إلى صورة جديدة من الأصل.