نسخة طبق الأصل من قرار مجلس الإدارة: من يوقع وما الذي يتحقق منه المحامي

نسخة طبق الأصل من قرار مجلس الإدارة: متى تطلب الجهات صورة مصدقة من القرار

كثير من الجهات لا تأخذ القرار الأصلي، لأن الشركة تحتاجه في أكثر من مكان. لذلك تطلب البنوك أو الدوائر نسخة طبق الأصل من قرار مجلس الإدارة تحتفظ بها في ملفها.

أشهر الحالات:

• فتح حساب بنكي للشركة أو تغيير المفوضين بالتوقيع.
• تفويض شخص بإجراء معاملة عقارية باسم الشركة.
• تقديم طلب تمويل أو قرض.
• إصدار توكيل عن الشركة أو إلغائه.
• نقل حصص بين الشركاء.

الجهة التي تستلم المستند هي التي تقرر إن كانت تقبل الصورة المصدقة أو تطلب شيئًا إضافيًا. اسألها أولًا عن الصيغة التي تريدها.

من يوقع الأصل

يوقع الأصل الأشخاص الذين يحددهم عقد تأسيس الشركة أو نظامها، وهم أعضاء المجلس أو الشركاء أو المدير. يجب أن تكون الأسماء والتواقيع على القرار واضحة، وأن تتفق مع أوراق الشركة.

في شركات الشركاء يسمى القرار غالبًا قرار الشركاء، ويخضع للفحص نفسه. اطلب قبل التصديق من الموقعين أن يكملوا توقيعاتهم على الأصل، فالنسخة لا تصحح نقصًا في الأصل.

ما الذي يتحقق منه المحامي

عندما تأتي بالأصل، نفحص عدة أمور قبل أن نصدق الصورة:

1. أن الصورة مطابقة للأصل صفحة بصفحة، بلا نقص ولا إضافة.
2. أن الأصل موقع بالكامل وأن لا حقول فارغة فيه.
3. أن اسم الشركة في القرار هو اسمها في أوراقها.
4. أن الأصل ليس مغلفًا بالبلاستيك، فبعض الجهات ترفض ذلك.
5. أن لغة المستند مناسبة للجهة التي ستستلمه.

بعد الفحص، يضع المحامي ختم المطابقة وتوقيعه على الصورة. هذا عمل المحامي، وهو غير التوثيق عند كاتب العدل. اقرأ الفرق بين صورة طبق الأصل والتوثيق والتصديق لتعرف أيها تطلبه جهتك.

استخدام القرار للبنك أو العقار

لكل جهة طريقتها. قد يكفي البنك صورة مصدقة من المحامي، وقد تطلب جهة أخرى توثيقًا عند كاتب العدل أو تصديقًا من وزارة الخارجية. هذه خطوات منفصلة عن شهادة المطابقة، وعليك أن تسأل الجهة عما تطلبه.

إذا كان القرار سيستخدم خارج الإمارات، فتصديق وزارة الخارجية يحتاج أصلًا بالعربية أو الإنجليزية أو مع ترجمة قانونية معتمدة، وبلا تغليف بلاستيكي. تعرف على من يحق له تصديق صورة طبق الأصل في الإمارات قبل أن تحدد الخطوة التالية.

ماذا تحضر

• القرار الأصلي موقعًا بالكامل.
• الهوية الإماراتية أو جواز سفر الشخص الذي يحضر.
• الرخصة التجارية للشركة.
• اسم الجهة التي ستستلم النسخة وطلبها إن كان مكتوبًا.

وإن كانت شركتك تحتاج نسخة من عقد التأسيس أيضًا، فاقرأ نسخة طبق الأصل من عقد التأسيس.

أخطاء تؤخر التصديق

• إحضار صورة ملونة أو ممسوحة ضوئيًا بدل الأصل. نحتاج الأصل أمامنا لنطابق الصورة معه.
• نقص توقيع واحد من الموقعين المطلوبين على القرار.
• اختلاف اسم الشركة بين القرار والرخصة التجارية، ولو في حرف واحد.
• طلب التصديق قبل أن تعرف ما تريده الجهة المستلمة بالضبط.
• الاعتقاد بأن شهادة المطابقة تغني عن توثيق كاتب العدل أو تصديق الخارجية. قد تطلب جهتك واحدًا منهما أو كليهما، وهي التي تقرر.